Tietosuoja

Asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on toiminimi psykoterapiapalvelu MielenMutkia EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR(2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaselosta.

Jokaisella henkilöllä on oikeus päättää omien henkilötietojen käytöstä sekä oikeus saada nähtäväkseen potilasasiakirja merkinnät. (Henkilötietolaki 523/1999, 10§ ja 24§. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992)

Laadittu 1.6.2024.

1. Rekisterin ylläpitäjä

Psykoterapiapalvelu MielenMutkia

Y- tunnus 3319935-1

Kristiina Mäkelä

Pauhunevantie 3A6, 66400 Laihia

p. 040-527 1506

sähköposti: kristiina.makela22@gmail.com

netti: www.mielenmutkia.com

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Sama kuin ylläoleva

3. Asiakasrekisterin nimi ja ylläpidon peruste

Yrityksen psykoterapiapalvelu MielenMutkia asiakasrekisteri

Kerään henkilötiedot psykoterapiassa asiakassuhteessa olevilta henkilöiltä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on meidän välinen sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys terapiasopimuksen syntymiselle.

4. Asiakasrekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

- asiakkaan nimi, asiakasnumero, henkilötunnus, osoite, puh.numero

* nimi potilasmerkinnöissä jotka teen manuaalisesti vihkoon

* nimi ja asiakasnumero sähköisessä laskutusohjelmassa

* asiakkaalla on mahdollisuus lähettää verkkosivustoni yhteydenotto-pyyntölomakkeella viestiä, joka tulee sähköpostiini. Näkyvillä asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite. Jos asiakkuutta ei synny, poistan henkilön viestin sähköpostistani.

* nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero ainoastaan Kelan kuntoutuspäätöksessä sekä lääkärin B-lausunnossa, joista minulla tulosteet ja sähköpostista ne hävitän tulostamisen jälkeen.

* kännykässäni on asiakkaan puh.numero ja nimi, koska aikojen muutokset hoidetaan viestein.

- tarvittaessa asiakkaan nimeämä lähiomaisen nimi ja puh.nro.

Terveydenhuollon ammattihenkilöstön annetun lain (559/1994)16§ mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

Kirjaan manuaaliset asiakkaan hoidon järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten hoidossa syntyvät terveystiedot ja tarpeelliset esitiedot. Asiakkaan hoidon kannalta tarpeellisia tietoja ovat käynnin aika ja paikka, peruutukset, hoitavan terveydenhuollon ammattilaisen nimi, hoitosuunnitelma, käyntikirjaukset, asiakkaan palauttamat mittarilomakkeet ja kotitehtävät, analyysin piirrospaperit, mahdolliset lausunnot ja hoitoon liittyvät viranomaispäätökset tai maksusitoomuksen tiedot. Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.

Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluita ei ole tarpeen kirjata tai referoida yksityiskohtaisesti.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat asiakkaan tapaamisista kertyvä materiaali eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Asiakas voi myös itse luovuttaa tietojaan. Lisäksi tietolähteenä voi olla asiakkaan huoltaja, laillinen edustaja, hoitohenkilökunta, terveydenhuollon ammattihenkilö, Kela, vakuutusyhtiö.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Potilastiedot ja asiakasarekisteri ovat salassa pidettäviä. Tietoja saavat käsitellä vain hoidon ja palvelun toteutukseen tai asian käsittelyyn osalliset henkilöt eli Kristiina Mäkelä. Potilastietoja käsittelevillä on elinikäinen vaitiolovelvollisuus.

Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan yksilöimälle taholle kuten terveydenhuollon yksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle tai Kelaan.

Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevan lainsäädännön nojalla terveydenhuollon viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viranomaistehtävien suorittamiseksi esim. THL, Fimea, Kela. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992)

7. Asiakastietojen sijainti ja siirrot

Asiakasrekisteri sijaitsee Suomessa, Laihialla. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa Suomen, EU:n tai ETA::n ulkopuolelle tilanteissa, joissa on asiakkaan lupa tai asiakkaan elintärkeä hoito välttämättä niin edellyttää.

8. Potilastietojen ja asiakasrekisterin suojauksen periaatteet

Potilastietojen ja asiakasrekisteri tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmän avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tietoihin on pääsy ainoastaan Kristiina Mäkelällä.

A. Sähköisinä järjestelminä käytössäni ovat laskutusohjelma Zervant jossa asiakkaan nimi, asiakasnumero ja osoite sekä Webnodella luotu verkkosivusto, jossa asiakkaalla mahdollisuus lähettää yhteydenottopyyntö sähköpostiini. Kelan kuntoutuspäätökset joissa liitteenä B-lausunto ja asiakkaan oma terapiahakemus lähetetään sähköpostiini suojatusti, josta ne hävitän heti ne tulostettuani. Zervant laskutusohjelma että sähköpostini ovat salasanoilla suojattuina sekä tietokoneeni on salasanalla suojattu että palomuurein. Tietokonetta säilytän lukitussa arkistolaatikostossa.

B. Manuaalinen aineisto (vihossa käynnin sisältö ja teemat, isoilla papereilla piirrettynä analyysi asiakkaan tilanteesta, lomakkeet ja mittarit sekä yllämainitut tulosteet) pidetään lukitussa paloturvallisessa arkistolaatikostossa kotonani, jossa myös työtilani sijaitsee.

9. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä potilastietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjän velvollisuus on korjata asiakasrekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot sekä oma-aloitteisesti että asiakkaan pyynnöstä.

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollista korjausta rekisterinpitäjälle, ja pyyntö joka voi olla suullinen tai kirjallinen. Hoitosuhteen päätyttyä poistan asiakkaan tiedot sähköisistä järjestelmistä (laskutusohjelma).

Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa täsmennettyä oikeutta pyytää henkilötietoja poistettavaksi ei potilastietojen kohdalla ole mahdollista hyväksyä, sillä terveydenhuollon ammattihenkilöllä on velvollisuus laatia potilasasiakirjat ja niitä on lain mukaan säilytettävä 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen tai 120 vuotta hänen syntymästään laskien, jos kuolinvuosi ei ole tiedossa.

10. Muutokset tietosuojakäytöntöön

Psykoterapiapalvelu MielenMutkia seuraa tietosuojakäytöntöään säännöllisesti ja päivittää sen tarpeen vaatiessa.Jos sinulla on kysyttävää, ota suoraan yhteyttä rekisterinpitäjään eli Kristiina Mäkelään.